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Comité de suivi

Votre comité de suivi individuel est obligatoire chaque année, il assure un autre regard sur votre travail de recherche.

Le comité de suivi individuel veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation.
Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par l’école doctorale.
Les membres du comité ne participent pas à la direction du travail des doctorantes et doctorants. 
Le directeur ou la directrice de thèse ne peut pas en faire partie.

Chaque année, votre rencontre avec les membres de votre comité doit vous permettre de bénéficier d’un regard extérieur sur le déroulement de votre thèse. Ce comité de suivi doit avoir lieu tous les ans avant le 30 juin pour une nouvelle réinscription.

Le comité évalue, dans un entretien, les conditions de votre formation et les avancées de votre recherche. Il formule des recommandations et vous transmet un rapport de l’entretien, ainsi qu'à la direction de l’école doctorale, et à la direction de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement.

  • A noter : Pour les doctorantes et doctorants qui soutiennent leur thèse avant le 31 décembre de l'année en cours, la réunion du comité de suivi n’est pas obligatoire. Il est simplement nécessaire d'en informer l'école doctorale et le comité de suivi par mail. En cas d’incertitude sur une soutenance à la fin de l'année civile, la convocation de leur comité de suivi est préconisée.

Si la soutenance n'est pas déclarée sur ADUM au 15 septembre de l'année de soutenance, la convocation du comité de suivi est obligatoire.

Conformément à l'arrêté du 25 mai 2016 concernant les études doctorales (modifié par l'arrêté du 26 août 2022), le comité de suivi individuel annuel est obligatoire chaque année, dès la première année de doctorat.

Téléchargez ici un tutoriel sur les démarches du comité de suivi - Pour les doctorantes et doctorants

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Téléchargez ici un tutoriel sur les démarches du comité de suivi - Pour la direction de thèse

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Téléchargez ici un tutoriel sur les démarches du comité de suivi - Pour le comité

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École doctorale Mathématiques et informatique

Le comité de suivi est défini lors de la journée annuelle de l'école doctorale qui se déroule en avril.

Il est composé de deux membres.
Ces personnes ne doivent pas appartenir à une même équipe de recherche et ne doivent pas travailler avec votre directeur ou directrice de thèse.
Un des membres du comité de suivi doit avoir une HDR et être rattaché à l’école doctorale.

Bien que non conseillé, la composition du comité de suivi peut varier d'une année à l'autre (par exemple, pour cause de mobilité d'un membre du comité).

Recommandations

Prenez rendez-vous avec les membres de votre comité de suivi avant la fin de l'année universitaire, les comités doivent avoir lieu avant le 30 juin.

Avant le rendez-vous, complétez votre partie dédiée du rapport et transmettez le document à votre comité de suivi.
Réunissez les informations concernant vos publications, vos formations suivies, vos questions, etc.
Préparez un exposé d’environ 15 minutes contenant une présentation de votre sujet de thèse, ainsi que les éléments suivants :

  • sujet et motivation
  • état de l’art/existant
  • objectifs de la thèse
  • état d'avancement de la thèse
  • état d'avancement des formations

Déroulement de l'entretien

Dans un premier temps, présentez votre exposé, qui peut se dérouler en présence de votre direction de thèse.

Le comité de suivi vous pose ensuite des questions sur :

  • la présentation,
  • les formations suivies,
  • la participation aux activités du laboratoire (présence/présentation en groupes de travail, associations de doctorantes et doctorants, etc.)

Dans un second temps, le comité procède à un entretien seulement avec votre directeur ou directrice de thèse.

Dans un dernier temps, en l'absence de votre directeur ou directrice de thèse, le comité s'entretient avec vous.

Ces entretiens sont l'occasion d'aborder votre ressenti sur le déroulement de votre thèse.

Procédure post-entretien

En conclusion de l’entretien, le comité de suivi rédige un bilan, indique s’il recommande une entrevue plus poussée, et émet un avis consultatif sur la réinscription. Le comité de suivi vous adresse ce rapport, ainsi qu'à votre directeur ou directrice de thèse. Vous devez déposer le rapport sur ADUM, avant le 30 juin.

Sans ce document sur ADUM, la réinscription ne pourra être autorisée.

École doctorale Entreprise, économie et société

Le comité de suivi de thèse doit être composé de trois membres (dont un membre habilité à diriger des recherches au moins) :

  • Une personne de votre équipe de rattachement (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur), référente du comité.
  • Une personne (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur), rattachée à votre école doctorale et extérieur à votre équipe de rattachement.
  • Une personne (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur) choisie à l'extérieur de l'université de Bordeaux.

La direction de thèse propose le comité de suivi lors de votre première inscription puis l'école doctorale valide la composition.

Le comité doit impérativement être déclaré sur votre espace personnel ADUM.
Il peut être modifié au cours du doctorat. Vous devez, pour cela, retourner le formulaire de déclaration de comité de suivi à l'école doctorale, par mail. Téléchargez ici l'ensemble des modalités pour organiser votre comité de suivi.

Déroulement de l'entretien :

Vous devez réunir le comité une fois par an avant fin mai pour obtenir votre autorisation de réinscription.

Vous êtes libre de l'organiser comme vous le souhaitez : par téléphone, en présentiel ou en visioconférence ; collectivement ou individuellement avec chaque membre.
Pour contacter les membres de votre comité de suivi, rendez-vous dans votre "espace personnel ADUM" au centre de la page, rubrique "Comité de suivi individuel".

En mars-avril, l'école doctorale transmets la procédure par mail à tous les membres de la communauté doctorale pour lancer les réunions de comités de suivi. Une fois les entretiens passés, le rapport complété par le comité doit être déposé dans ADUM au format PDF par la référente ou le référent du comité de suivi. Le rapport doit être signé par tous les membres du comité.

Cette réunion annuelle est l'occasion de faire un point sur l'avancement de vos travaux de thèse, les formations suivies et sur d'éventuelles difficultés rencontrées.

Le comité de suivi émet également un avis sur la réinscription.
Aucune réinscription n'est autorisée par l'école doctorale sans l'avis de ce comité et de la direction de thèse.

Téléchargez le formulaire de déclaration/modification du comité de suivi

École doctorale Sciences de la vie et de la santé

Conformément à l’arrêté du 26 août 2022, un comité de suivi de thèse doit être organisé chaque année avant chaque nouvelle inscription jusqu’à la soutenance de thèse.

Si une inscription dérogatoire (4ème année ou plus) est envisagée, un comité de suivi de thèse doit être organisé afin de permettre la réinscription en thèse.

Le comité de suivi individuel comprend au minimum deux membres :

  • Un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche (tutrice ou tuteur nommé par l’école doctorale)
  • Un membre spécialiste de la discipline, titulaire d’une HDR (ou équivalence pour les chercheurs étrangers) et extérieur à l’Université de Bordeaux. (Nommé par la direction de thèse en accord avec le doctorant ou la doctorante).

Éventuellement, un troisième membre, spécialiste de la discipline, titulaire d’une HDR ou non (ou équivalence pour les chercheurs étrangers) et extérieur à l’Université de Bordeaux, peut faire partie du comité (Nommé par la direction de thèse en accord avec le doctorant ou la doctorante).

La direction de thèse assiste au comité en tant que membre invité.
Le tuteur ou la tutrice complète avec les membres extérieurs, le rapport en ligne du comité et le transmet à l’école doctorale, au doctorant ou la doctorante et à la direction de thèse.
Une fois, le rapport transmis à l’école doctorale, le doctorant ou la doctorante dépose le rapport du comité sur son profil Adum.

Dès la première année, le doctorant ou la doctorante est accompagnée durant sa thèse par un tuteur ou une tutrice nommée par l’école doctorale.

Conformément aux statuts de l'école doctorale et à la charte des thèses adoptés par notre Université, chaque étudiante et étudiant en thèse doit être accompagné pendant ses études par un tuteur ou une tutrice : une de ses missions importantes est de veiller à ce que l'étudiant ou l’étudiante et sa direction de thèse respectent leurs engagements pris dans la charte des thèses, notamment de s'assurer que la thèse pourra être passée, conformément à la réglementation, en trois ans, toute dérogation devant être par définition exceptionnelle.

Le rôle du tuteur et de la tutrice est d'être, pour le doctorant et la doctorante, un interlocuteur confidentiel et indépendant de sa direction de thèse et du laboratoire dans lequel il fait ses travaux de recherche. Il ou elle veille à ce que la thèse se déroule dans de bonnes conditions.

Le tuteur ou la tutrice devra avoir une entrevue avec le doctorant ou la doctorante au début de chaque année universitaire, la première année pour prendre contact et se mettre au courant du sujet de thèse, du projet professionnel et des formations complémentaires envisagées, la deuxième et la troisième année pour faire le point tant sur le plan scientifique que sur le projet professionnel du doctorant ou de la doctorante.

École doctorale Sciences et environnements

Le comité de suivi individuel est composé :

  •   d'un scientifique, extérieur à l'établissement, spécialiste du domaine de votre thèse et ayant, si possible, une expérience d’encadrement de thèses
  •   d'un référent non spécialiste, extérieur à  votre unité de recherche et à votre domaine de recherche. Ce membre est choisi en concertation entre la directrice de l'école doctorale et vous, parmi une liste de scientifiques du périmètre de l’école doctorale
  •   de toute personne compétente susceptible de contribuer positivement aux réflexions sur le déroulement de la thèse, votre formation ou votre qualité de vie et de vos conditions de travail.

La composition du comité ne doit pas dépasser 5 membres et doit rester identique tout au long de la thèse, dans la mesure du possible.

Après avoir obtenu l'accord des membres, vous devez déclarer le comité sur ADUM, depuis votre espace personnel, au plus tard en mars.

Organisez votre entretien

  • Entre mars et mi-juin : votre direction de thèse est en charge de réunir votre comité de suivi.
    Vous pouvez réserver une salle ou organiser une visioconférence (si un membre du comité est externe à l'université ou si votre lieu de travail n'est pas dans un laboratoire de l'université).
  • Une semaine avant l'entretien avec votre comité : transmettez les documents suivants
    • Complétez votre partie dédiée du formulaire récupérer sur le site Web de l'ED SC et transmettez le document (au format PDF) à votre comité de suivi, ainsi que un état d'avancement de vos travaux de recherche (5 pages maximum dans lesquelles sont décrites la méthodologie, les résultats obtenus, et les perspectives pour l'année à venir en vous aidant éventuellement d'un échéancier).
    • Votre portfolio (document téléchargeable sur ADUM in the Careers section)
    • Une annexe confidentielle  (optionnel).
      Ce document vous permet de donner des informations supplémentaires sur le déroulement de votre thèse. Il ne sera pas soumis à la direction de thèse.  
  • Préparez un exposé scientifique d'environ 15 minutes rappelant les objectifs de la thèse et présentant l'avancement des travaux.

Ces réunions de comité doivent être menées à bien de façon rigoureuse mais elles  ne constituent ni un examen ni une pré-soutenance. Elles ont pour but de vous accompagner dans :

  • la progression de votre projet de recherche,
  • l'établissement de votre plan de formation complémentaire,
  • la réflexion et la préparation de votre poursuite de carrière.

Déroulement de votre entretien

  • Dans un premier temps : vous présentez votre exposé aux membres du comité, en présence de votre direction de thèse.
    Cette présentation est suivie d'une discussion scientifique.
     
  • Dans un second temps : vous échangez avec le comité, sans votre direction de thèse, sur les objectifs suivants :
    • l'évaluation de l'environnement de travail,
    • l'adéquation des formations avec le projet professionnel,
    • l'identification de difficultés menaçant le déroulement de la thèse.
       
  • Dans un troisième temps : la direction de thèse s'entretient avec le comité, sans vous.

Après votre entretien

En conclusion de l'entretien, le comité de suivi rédige un bilan, indique s'il recommande une entrevue plus poussée et émet un avis consultatif sur la réinscription.

  • Le référent vous adresse ce rapport, ainsi qu'à votre direction de thèse.
  • Vous devez ensuite déposer ce compte rendu sur votre espace personnel ADUM (rubrique : Comité de suivi individuel), au plus tard le 30 juin.
    Sans ce document sur ADUM, vous ne pourrez pas demander la réinscription en doctorat.

Cette procédure répond à un double objectif :

  • permettre à la direction de thèse et à vous de prendre connaissance des conseils et de l'avis de votre comité de suivi
  • centraliser le recueil des rapports pour examen par la direction de l'école doctorale, avant les demandes de réinscription.

École doctorale Sociétés, politique, santé publique

Le suivi annuel de l'école doctorale varie en fonction de la situation des doctorantes et doctorants pour la prochaine année universitaire (procédure détaillée à télécharger ici) :

  • Réinscription en 2ème, 3ème année et + en 2024-2025
  • Réinscription dérogatoire en 2024-2025
  • Césure en 2024-2025 (et retour de césure 2023-2024)
  • Soutenance de thèse prévisionnelle entre septembre et décembre 2024 (Calendrier de venue en soutenance à télécharger ici)

Sont concernés par les entretiens avec les comités de suivi les doctorantes et doctorants qui sollicitent une réinscription (Guide des comités à télécharger ici).

Pour rappel, le comité est composé d’au moins trois personnalités scientifiques ne participant pas à la direction de votre thèse :

  • Un membre de votre discipline (il peut être membre du laboratoire) ;
  • Un membre statutaire, dans la mesure du possible, extérieur à l'établissement, ou rattaché à un laboratoire de l’université de Bordeaux autre que le votre ;

Parmi ces deux personnalités précitées : Un membre, au moins, doit être titulaire d’une HDR ; un membre (de préférence rattaché à l’université de Bordeaux) doit être déclaré comme référent dans Adum par le doctorant. Ce référent saisira le rapport du comité de suivi dans l’application dédiée.

  • Un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse. Appelé tuteur, l’école doctorale a fait le choix de le désigner, après son accord, parmi les chercheurs ou enseignants-chercheurs des laboratoires rattachés à l’école doctorale.

Informations complémentaires sur le calendrier des entretiens

  1. Entretien avec votre tuteur au plus tard le 31 juillet (Télécharger ici la Fiche de suivi Tuteur)
  2. Entretien avec votre comité de suivi (sans le tuteur) au plus tard le 21 juin (voir les modalités de fonctionnement dans le Guide des comités)

Trois rapports distincts à remplir respectivement par le doctorant, par la direction de thèse, par le comité de suivi. Dématérialisation de la procédure de suivi :

  • Rapport annuel du comité de suivi (saisie pendant ou après l’entretien, au plus tard le 24 juin)
  • Rapport annuel du doctorant (saisie avant l’entretien et à transmettre au comité de suivi)
  • Rapport annuel de la Direction de thèse (saisie avant l’entretien et à transmettre au comité de suivi)

École doctorale Sciences chimiques

Votre comité de suivi est composé de 2 membres a minima :

  • Une personne référente (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur), hors de votre laboratoire et externe et à votre spécialité de thèse. Ce membre est proposé par la direction de thèse, et doit être validé par vous-même ainsi que votre école doctorale.
  • Un membre de la communauté scientifique avec une expertise dans votre domaine de thèse, hors de votre laboratoire, n’ayant pas publié avec la direction de thèse depuis au moins 3 ans, ni de collaboration en cours.
    Dans la mesure du possible, cette personne est un membre externe à l’université de Bordeaux. Elle est proposée par la direction de thèse, et doit être validé par vous-même ainsi que votre école doctorale.

La direction de thèse doit avoir obtenu l’accord des deux membres du comité de suivi avant que vous puissiez renseigner la constitution de votre comité dans ADUM.

Au cours de la 1ère année, vous pouvez également ajouter un membre titulaire d’un doctorat à votre comité, validé par la direction de thèse et l'école doctorale.

Le comité doit se réunir annuellement entre mai et juin.

Organisez votre entretien

  • Prenez contact avec les membres de votre comité et votre direction de thèse, puis fixez la date de la réunion.

Vous pouvez réserver une salle ou organiser une visioconférence (si un membre du comité est externe à l’université ou si votre lieu de travail n'est pas dans un laboratoire de l'université).

Une semaine avant l’entretien avec votre comité, vous devez communiquer plusieurs documents :

  • l'état d'avancement de vos travaux de recherche (5 pages max), pour rédiger le document, vous pouvez vous aider du plan suivant :
  1. Méthodologie
  2. Résultats obtenus
  3. Conclusions : brève analyse des principales difficultés rencontrées et des avancées marquantes
  4. Perspectives pour l'année à venir avec un échéancier jusqu'à la fin de la thèse
  • Votre portfolio (document téléchargeable depuis ADUM dans la partie Espace Carrière)
  • Une annexe confidentielle (document facultatif téléchargeable sur ADUM).
    Ce document vous permet d'apporter des informations complémentaires sur le déroulement de votre thèse ; il n’est pas communiqué à votre direction de thèse.

Déroulement de votre entretien

  • Vous proposez une présentation scientifique de 15 minutes montrant les objectifs de la thèse et l’avancement des travaux, suivie d’une discussion scientifique. La direction de thèse est conviée à cette étape.
  • Vous échangez avec le comité, sans la direction de thèse, sur les objectifs suivants :
  1. L’évaluation de l’environnement de travail
  2. L’adéquation des formations avec le projet professionnel
  3. L’identification de difficultés menaçant le déroulement de la thèse
  • En suivant, la direction de thèse s'entretient uniquement avec le comité de thèse.

Après votre entretien

La personne référente vous transmet un compte-rendu complété, signé et mentionnant l’avis concernant votre réinscription. Vous devez signer ce compte-rendu, ainsi que la direction de thèse.
Toutes les réinscriptions sont conditionnées à la remise de votre rapport annuel et du compte-rendu du comité de suivi.

Téléchargez le formulaire de proposition de composition du comité de suivi

École doctorale Sciences physiques et de l'ingénieur

Votre comité de suivi est composé de 2 membres a minima :

  • Un membre référent (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur), hors laboratoire ou hors spécialité de thèse titulaire d'une HDR . La référente ou le référent fait partie de l'école doctorale. Ce membre est proposé par la direction de thèse, puis validé par votre école doctorale. Il est désigné au moment de la demande d'inscription en doctorat (nom à préciser sur ADUM et sur la fiche de renseignements de l'école doctorale, téléchargeable depuis votre espace personnel).
  • Un membre de la communauté scientifique avec une expertise dans votre domaine de thèse, hors équipe de recherche, n’ayant pas publié avec la direction de thèse depuis au moins 3 ans ni de collaboration en cours. Dans la mesure du possible, celui-ci est un membre externe à l’université de Bordeaux.
    Ce membre est proposé par la direction de thèse.
  • Vous pouvez également ajouter un membre titulaire d’un doctorat à votre comité, au cours de la 1ère année.

La direction de thèse doit avoir obtenu l’accord des membres du comité de suivi avant que vous puissiez renseigner la constitution de votre comité dans ADUM.

Le comité doit se réunir annuellement entre avril et fin juin.

Organisez votre entretien

  • Prenez contact avec les membres de votre comité et votre direction de thèse, puis fixez la date de la réunion.
    Vous pouvez réserver une salle ou organiser une visioconférence (si un membre du comité est externe à l’université ou si votre lieu de travail n'est pas dans un laboratoire de l'université).

Une semaine avant l’entretien avec votre comité, vous devez communiquer plusieurs documents :

  • votre rapport annuel rempli en ligne comprenant l'état d'avancement de la thèse dans la zone dédiée (2 pages max)
  • le rapport annuel de la direction de thèse
  • Une annexe confidentielle éventuellement
    Ce document vous permet d'apporter des informations complémentaires sur le déroulement de votre thèse ; il n’est pas communiqué à votre direction de thèse.

Déroulement de votre entretien

  • Vous proposez une présentation scientifique de 15 minutes rappelant les objectifs de la thèse et présentant l’avancement des travaux. Cette présentation est suivie d’une discussion scientifique. La direction de thèse est conviée à cette étape.
  • Vous échangez avec le comité, sans votre direction de thèse, sur les objectifs suivants sur :
  1. L’évaluation de l’environnement de travail
  2. L’adéquation des formations avec le projet professionnel
  3. L’identification de difficultés menaçant le déroulement de la thèse
  • En suivant, la direction de thèse s'entretient uniquement avec le comité de thèse.

Après votre entretien

Le membre référent vous transmet un compte-rendu complété mentionnant l’avis concernant votre réinscription.

Vous devez ensuite déposer le compte rendu du comité sur votre espace personnel ADUM (rubrique : Comité de suivi individuel).

Cette procédure répond à un double objectif :

  • Permettre à la direction de thèse et à vous de prendre connaissance des conseils et de l'avis de son comité de suivi.
  • Centraliser le recueil des comptes-rendus pour examen par la direction de l'école doctorale, avant les demandes de réinscription.

Téléchargez le formulaire de proposition de composition du comité de suivi

École doctorale Droit

Chaque unité ou entité de recherche relevant de l’école doctorale désigne une personne dite "référente" qui est responsable de la mise en œuvre du suivi des doctorantes et doctorants. À défaut, c’est la direction de l’unité qui assume ces missions. Les comités de suivi sont composés chaque année par la personne référente désignée, en concertation avec vous et la direction de la thèse et dans le respect des dispositions prévues par le règlement intérieur.

Votre comité de suivi peut recevoir jusqu'à 3 membres :

  • Un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse
  • Un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche de la thèse, ce membre non spécialiste peut appartenir à votre spécialité de doctorat, pour autant que ses travaux ou axes de recherche ne portent pas principalement sur le sujet de thèse
  • Dans la mesure du possible, le comité de suivi comprend un membre extérieur à l'université de Bordeaux.

Vous devez saisir la composition du comité sur ADUM, 15 jours au moins avant la date choisie pour les entretiens.
La direction de l’école vérifie la conformité de cette composition. En cas de mésentente ou d'absence d'accord entre vous, la direction de la thèse et la direction de l’unité sur la composition du comité, la direction de l’école doctorale détermine la composition du comité en tenant compte de la pratique des années antérieures et après avoir échangé avec vous, la direction de la thèse et la direction de l’unité.

Le comité se réunit annuellement de février à juin.

Déroulement de votre entretien

Au moins 8 jours avant chaque entretien, vous devez transmettre aux membres du comité de suivi une brève note présentant l’avancement des travaux et les heures de formation accomplies depuis la première inscription en doctorat.

Les entretiens sont organisés sous la forme de 3 étapes distinctes :

  • présentation de l'avancement des travaux et discussions avec le comité et la direction de thèse
  • entretien avec le comité, sans la direction de thèse
  • entretien uniquement entre le comité et la direction de thèse

En cas de codirection, la participation du ou des codirecteurs ou codirectrices à la réunion annuelle du comité est obligatoire.

Les étapes se déroulent en principe lors d’une même séquence. En cas de difficultés d’organisation, les étapes de l’entretien peuvent être organisées séparément. À titre exceptionnel, l’entretien peut se dérouler en visioconférence. Au cours de l'entretien, le comité évalue les conditions de votre formation et les avancées de vos recherches. Le comité veille à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissement sexiste.

Après votre entretien

Le rapport du comité est réalisé pendant l'entretien : il comporte les rubriques relatives, notamment, au parcours de formation, à l’avancée de la recherche, aux difficultés éventuellement rencontrées, d’ordre personnel ou professionnel, aux dérogations d’inscription éventuellement proposées et aux recommandations et à l’avis formulé (favorable, défavorable ou réservé). Le comité adresse le rapport au doctorant qui doit le déposer sur son compte ADUM.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le guide de préparation du comité de suivi de l'école doctorale.