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Comité de suivi

Votre comité de suivi individuel est obligatoire chaque année, il assure un autre regard sur votre travail de recherche.

Le comité de suivi individuel veille au bon déroulement du cursus en s’appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation.
Les modalités de composition, d’organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par l’école doctorale.
Les membres du comité ne participent pas à la direction du travail des doctorantes et doctorants. 
Le directeur ou la directrice de thèse ne peut pas en faire partie.

Chaque année, votre rencontre avec les membres de votre comité doit vous permettre de bénéficier d’un regard extérieur sur le déroulement de votre thèse.
Le comité évalue, dans un entretien, les conditions de votre formation et les avancées de votre recherche. Il formule des recommandations et vous transmet un rapport de l’entretien, ainsi qu'à la direction de l’école doctorale, et à la direction de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement.

Conformément à l'arrêté du 25 mai 2016 concernant les études doctorales (modifié par l'arrêté du 26 août 2022), le comité de suivi individuel annuel est obligatoire chaque année, dès la première année de doctorat.

École doctorale Mathématiques et informatique

Le comité de suivi est défini lors de la journée annuelle de l'école doctorale qui se déroule en avril.

Il est composé de deux membres.
Ces personnes ne doivent pas appartenir à une même équipe de recherche et ne doivent pas travailler avec votre directeur ou directrice de thèse.
Un des membres du comité de suivi doit avoir une HDR et être rattaché à l’école doctorale.

Bien que non conseillé, la composition du comité de suivi peut varier d'une année à l'autre (par exemple, pour cause de mobilité d'un membre du comité).

Téléchargez le formulaire de proposition de composition du comité de suivi

 

Recommandations

Prenez rendez-vous avec les membres de votre comité de suivi vers la fin de l'année universitaire (entre mi-Mai et fin Juin).

 

Avant le rendez-vous, complétez votre partie dédiée du rapport et transmettez le document à votre comité de suivi.
Réunissez les informations concernant vos publications, vos formations suivies, vos questions, etc.
Préparez un exposé d’environ 15 minutes contenant une présentation de votre sujet de thèse, ainsi que les éléments suivants :

  • sujet et motivation
  • état de l’art/existant
  • objectifs de la thèse
  • état d'avancement de la thèse
  • état d'avancement des formations

 

Déroulement de l'entretien

  1. Dans un premier temps, présentez votre exposé, qui peut se dérouler en présence de votre direction de thèse.

Le comité de suivi vous pose ensuite des questions sur :

  • la présentation,
  • les formations suivies,
  • la participation aux activités du laboratoire (présence/présentation en groupes de travail, associations de doctorantes et doctorants, etc.)
  1. Dans un second temps, le comité procède à un entretien seulement avec votre directeur ou directrice de thèse.
  2. Dans un dernier temps, en l'absence de votre directeur ou directrice de thèse, le comité s'entretient avec vous.

Ces entretiens sont l'occasion d'aborder votre ressenti sur le déroulement de votre thèse.

 

Procédure post-entretien

En conclusion de l’entretien, le comité de suivi rédige un bilan, indique s’il recommande une entrevue plus poussée, et émet un avis consultatif sur la réinscription.
Le comité de suivi vous adresse ce rapport, ainsi qu'à votre directeur ou directrice de thèse.

Vous devez déposer le rapport sur ADUM, au plus tard lors de votre demande de réinscription.

Sans ce document sur ADUM, la réinscription ne pourra être autorisée.

École doctorale Entreprise, économie et société

Le comité de suivi de thèse doit être composé de trois membres (dont un membre habilité à diriger des recherches au moins) :

  • Une personne de votre équipe de rattachement (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur), référente du comité.
  • Une personne (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur), rattachée à votre école doctorale et extérieur à votre équipe de rattachement.
  • Une personne (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur) choisie à l'extérieur de l'université de Bordeaux.

C'est la direction de thèse qui propose le comité de suivi lors de votre première inscription et l'école doctorale valide la composition.

Le comité doit impérativement être déclaré sur votre espace personnel ADUM.
Il peut être modifié au cours du doctorat. Vous devez, pour cela, retourner le formulaire de déclaration de comité de suivi à l'école doctorale, par mail.

Téléchargez le formulaire de déclaration/modification du comité de suivi

 

Déroulement de l'entretien

 

Vous devez réunir le comité une fois par an (de mars à fin mai) pour obtenir votre autorisation de réinscription.

Vous êtes libre de l'organiser comme vous le souhaitez : par téléphone, en présentiel ou en visioconférence ; collectivement ou individuellement avec chaque membre.
Pour contacter les membres de votre comité de suivi, rendez-vous dans votre "espace personnel ADUM" au centre de la page, rubrique "Comité de suivi individuel".

En mars, l'école doctorale envoie un mail et les documents à tous les membres de la communauté doctorale pour lancer les réunions de comités de suivi.
Une fois les entretiens passés, le rapport complété par le comité doit être déposé dans ADUM au format PDF par la référente ou le référent du comité de suivi. Le rapport doit être signé par tous les membres du comité.

Cette réunion annuelle est l'occasion de faire un point sur l'avancement de vos travaux de thèse, les formations suivies et sur d'éventuelles difficultés rencontrées.

Le comité de suivi émet également un avis sur la réinscription.
Aucune réinscription n'est autorisée par l'école doctorale sans l'avis de ce comité.

A noter : Pour les doctorants et doctorantes qui soutiennent leur thèse avant le 31 décembre de l'année en cours, la réunion du comité de suivi n’est pas obligatoire. Ils doivent simplement en informer l'école doctorale et le comité de suivi par mail. En cas d’incertitude sur une soutenance à la fin de l'année civile, la convocation de leur comité de suivie est préconisée.
Si la soutenance n'est pas déclarée sur ADUM au 15 septembre de l'année de soutenance, la convocation du comité de suivi est obligatoire.

 

Réunion des comités de suivi 2024

Vous devez réunir votre comité de suivi du 25 mars au 31 mai 2024.

École doctorale Sciences de la vie et de la santé

Vous êtes en deuxième année de thèse ?
Le suivi de thèse est organisé à mi-parcours. Il s’agit d’une audition devant un comité de suivi scientifique. Celui-ci se compose de 4 personnes au minimum :

  • Le directeur ou la directrice de thèse,
  • Le tuteur ou la tutrice,
  • Deux personnes (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur) dont au moins un est titulaire d’une HDR et choisies à l’extérieur du laboratoire, ou de l’université.

Votre tuteur ou tutrice rédige le rapport du comité et l'envoie aux membres du comité ainsi qu'à l’école doctorale.

 

Dès votre première année, votre accompagnement par un tuteur

Conformément aux statuts de l'école doctorale et à la charte du doctorat adoptée par notre université, un tuteur ou une tutrice doit vous accompagner pendant vos études :  une des missions importantes du tuteur ou de la tutrice est de s'assurer que la thèse pourra être réalisée en trois ans, conformément à la réglementation. Toute dérogation est considérée comme exceptionnelle.

Votre tuteur ou tutrice est un interlocuteur confidentiel, indépendant de votre direction de thèse et de votre unité de recherche. Vous devez vous entretenir avec votre tuteur ou tutrice au début de chaque année universitaire.

Lors de votre première année, vous pouvez échanger avec votre tuteur ou votre tutrice concernant votre sujet de thèse, votre projet professionnel et les formations complémentaires envisagées.

Pour les années suivantes, cet entretien vous permet de faire le point sur votre parcours scientifique et votre projet professionnel.
Au cours de de la deuxième année, le tuteur participe également au comité de suivi de thèse à mi-parcours.

École doctorale Sciences et environnements

Pour vous accompagner au cours de votre cursus, l'école doctorale met en place un comité de suivi individuel.

Ce comité vous donne l'occasion d'une discussion scientifique approfondie sur votre projet de thèse, contribue à l’élaboration de votre plan de formation, s'assure de votre insertion dans un cadre professionnel et des relations établies avec votre direction de thèse.

Lors de chaque réunion, le comité doit transmettre un compte-rendu à la doctorante ou au doctorant, ainsi qu'à l’école doctorale. Pour plus d'informations, consultez le règlement interne de l'école doctorale.

Téléchargez le rapport du comité de suivi à compléter

École doctorale Sociétés, politique, santé publique

L'école doctorale vous consulte dès la 1ère année pour la composition du comité de suivi individuel.

Vous pouvez organiser vos entretiens avec le comité de mai à fin juillet.

Cet échange est obligatoire à chaque renouvellement d’inscription et dès la fin de la 1ère année.

Votre comité est composé d’au moins trois personnalités scientifiques ne participant pas à la direction de thèse :

  • Un membre de votre discipline,
  • Un membre statutaire extérieur à l'établissement, ou rattaché à une autre unité de recherche de l’université de Bordeaux,
  • Un membre non spécialiste de votre domaine de recherche, il est également appelé tuteur ou tutrice. Celui-ci est désigné par l’école doctorale,
  • D'une référente ou d'un référent entreprise, si vous faites une thèse CIFRE.

Trois entretiens sont organisés annuellement :

  • Avec votre tuteur ou tutrice : vous devez convenir d’une date, des modalités de l’entretien (en présentiel, en visio, etc.) et transmettre la Fiche de suivi qui lui est destinée.
    Après l’entretien, le tuteur ou la tutrice dispose d’une semaine pour renseigner et transmettre la fiche de suivi à l'école doctorale
  • Avec votre direction de thèse et le comité : en accord avec votre direction de thèse, vous pouvez contacter les membres du comité de suivi (sauf le tuteur ou la tutrice) pour convenir d’une date de mai à fin juillet (la visio est autorisée).
  • Un échange est également organisé entre la direction de thèse et le comité, auquel vous n'êtes pas convié.e

Téléchargez le rapport du comité de suivi à compléter

 

Informations complémentaires

Pour connaître en détail la procédure du comité de suivi de l'école doctorale, veillez télécharger le document dédié.

Le comité de suivi vous permet également de vous exprimer sur toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissement sexiste auquel vous auriez pu être confronté.e lors de votre travail de recherche. L'école doctorale sera informée et procèdera à un signalement à la cellule d'écoute de l'établissement contre les discriminations et les violences sexuelles.

Le suivi individuel de l'école doctorale peut varier en fonction de votre situation personnelle pour l'année en cours. La procédure, pour chaque situation, est détaillée dans ce document à télécharger "Procédure Suivi doctoral".

Vous êtes en dernière année de thèse avec une soutenance prévue entre septembre et décembre ?
Vous n’avez pas à formuler une demande de réinscription mais à déposer un calendrier de venue en soutenance, à télécharger ci-joint.

École doctorale Sciences chimiques

Votre comité de suivi est composé de 2 membres a minima :

  • Une personne référente (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur), hors de votre laboratoire et externe et à votre spécialité de thèse. Ce membre est proposé par la direction de thèse, et doit être validé par vous-même ainsi que votre école doctorale.
  • Un membre de la communauté scientifique avec une expertise dans votre domaine de thèse, hors de votre laboratoire, n’ayant pas publié avec la direction de thèse depuis au moins 3 ans, ni de collaboration en cours.
    Dans la mesure du possible, cette personne est un membre externe à l’université de Bordeaux. Elle est proposée par la direction de thèse, et doit être validé par vous-même ainsi que votre école doctorale.

La direction de thèse doit avoir obtenu l’accord des deux membres du comité de suivi avant que vous puissiez renseigner la constitution de votre comité dans ADUM, au plus tard 6 mois après le début du doctorat.

Au cours de la 1ère année, vous pouvez également ajouter un membre titulaire d’un doctorat à votre comité, validé par la direction de thèse et l'école doctorale.

Le comité doit se réunir annuellement entre mai et juillet, sauf :

  • Si votre première 1ère inscription a eu lieu en cours d'année universitaire (entre janvier et juin) : dans ce cas, votre 1er comité est décalé entre septembre et mi-octobre
  • Si vous bénéficiez d'une inscription dérogatoire en 4ème année, et que votre soutenance a lieu après décembre : un 3ème comité de suivi doit être organisé entre septembre et mi-octobre.

Téléchargez le formulaire de proposition de composition du comité de suivi

 

Organisez votre entretien

  • Prenez contact avec les membres de votre comité et votre direction de thèse, puis fixez la date de la réunion.

Vous pouvez réserver une salle ou organiser une visioconférence (si un membre du comité est externe à l’université ou si votre lieu de travail n'est pas dans un laboratoire de l'université).

Une semaine avant l’entretien avec votre comité, vous devez communiquer plusieurs documents :

  • l'état d'avancement de vos travaux de recherche (5 pages max), pour rédiger le document, vous pouvez vous aider du plan suivant :
  1. Méthodologie
  2. Résultats obtenus
  3. Conclusions : brève analyse des principales difficultés rencontrées et des avancées marquantes
  4. Perspectives pour l'année à venir avec un échéancier jusqu'à la fin de la thèse
  • Votre portfolio (document téléchargeable depuis ADUM dans la partie Espace Carrière)
  • Votre rapport d’étape (selon le modèle téléchargeable sur ADUM).
    Vous devez compléter et signer ce document, ainsi que la direction de thèse.
  • Une annexe confidentielle (document facultatif téléchargeable sur ADUM).
    Ce document vous permet d'apporter des informations complémentaires sur le déroulement de votre thèse ; il n’est pas communiqué à votre direction de thèse.

Déroulement de votre entretien

  • Vous proposez une présentation scientifique de 15 minutes montrant les objectifs de la thèse et l’avancement des travaux, suivie d’une discussion scientifique. La direction de thèse est conviée à cette étape.
  • Vous échangez avec le comité, sans la direction de thèse, sur les objectifs suivants :
  1. L’évaluation de l’environnement de travail
  2. L’adéquation des formations avec le projet professionnel
  3. L’identification de difficultés menaçant le déroulement de la thèse
  • En suivant, la direction de thèse s'entretient uniquement avec le comité de thèse.

Après votre entretien

La personne référente vous transmet un compte-rendu complété, signé et mentionnant l’avis concernant votre réinscription. Vous devez signer ce compte-rendu, ainsi que la direction de thèse.
Toutes les réinscriptions sont conditionnées à la remise de votre rapport annuel et du compte-rendu du comité de suivi.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le guide de préparation du comité de suivi de l'école doctorale.

École doctorale Sciences physiques et de l'ingénieur

Votre comité de suivi est composé de 2 membres a minima :

  • Une personne référente (chercheur, chercheuse, enseignante-chercheuse ou enseignant-chercheur), hors de votre laboratoire et externe et à votre spécialité de thèse. La référente ou le référent fait partie de l'école doctorale. Ce membre est proposé par la direction de thèse, puis validé par votre école doctorale. Il est désigné au moment de la demande d'inscription en doctorat (nom à préciser sur ADUM et sur la fiche de renseignements de l'école doctorale, téléchargeable depuis votre espace personnel).
  • Un membre de la communauté scientifique avec une expertise dans votre domaine de thèse, hors de votre laboratoire, n’ayant pas publié avec la direction de thèse depuis au moins 3 ans ni de collaboration en cours. Dans la mesure du possible, celui-ci est un membre externe à l’université de Bordeaux.
    Ce membre, proposé par la direction de thèse et validé par vous, doit être choisi dans les 6 premiers mois du doctorat.
  • Vous pouvez également ajouter un membre titulaire d’un doctorat à votre comité, au cours de la 1ère année.

La direction de thèse doit avoir obtenu l’accord des membres du comité de suivi avant que vous puisiez renseigner la constitution de votre comité dans ADUM, au plus tard 6 mois après le début du doctorat.

Le comité doit se réunir annuellement entre avril et juin, sauf :

  • Si votre 1ère inscription a eu lieu en cours d'année universitaire (entre janvier et juin) : dans ce cas, votre 1er comité est décalé entre septembre et mi-octobre
  • Si vous bénéficiez d'une inscription dérogatoire en 4ème année, et que votre soutenance a lieu après décembre : un 3ème comité de suivi doit être organisé entre septembre et mi-octobre.

Téléchargez le formulaire de proposition de composition du comité de suivi

 

Organisez votre entretien

  • Prenez contact avec les membres de votre comité et votre direction de thèse, puis fixez la date de la réunion.
    Vous pouvez réserver une salle ou organiser une visioconférence (si un membre du comité est externe à l’université ou si votre lieu de travail n'est pas dans un laboratoire de l'université).

Une semaine avant l’entretien avec votre comité, vous devez communiquer plusieurs documents :

  • l'état d'avancement de vos travaux de recherche (5 pages maximum), pour rédiger le document, vous pouvez vous aider du plan suivant :
  1. Contexte et objectifs
  2. Méthodologie
  3. Résultats obtenus
  4. Conclusions : brève analyse des principales difficultés rencontrées et des avancées marquantes
  5. Perspectives pour l'année à venir avec un échéancier jusqu'à la fin de la thèse
  • Votre portfolio (document téléchargeable depuis ADUM dans la partie Espace Carrière).
  • Votre rapport d’étape (selon le modèle téléchargeable sur ADUM).
    Vous devez compléter et signer ce document, ainsi que votre direction de thèse.
  • Une annexe confidentielle (document facultatif téléchargeable sur ADUM).
    Ce document vous permet d'apporter des informations complémentaires sur le déroulement de votre thèse ; il n’est pas communiqué à votre direction de thèse.

Déroulement de votre entretien

  • Vous proposez une présentation scientifique de 15 minutes montrant les objectifs de la thèse et l’avancement des travaux, suivie d’une discussion scientifique. La direction de thèse est conviée à cette étape.
  • Vous échangez avec le comité, sans votre direction de thèse, sur les objectifs suivants :
  1. L’évaluation de l’environnement de travail
  2. L’adéquation des formations avec le projet professionnel
  3. L’identification de difficultés menaçant le déroulement de la thèse
  • En suivant, la direction de thèse s'entretient uniquement avec le comité de thèse.

Après votre entretien

La personne référente vous transmet un compte-rendu complété, signé et mentionnant l’avis concernant votre réinscription.
Vous devez signer ce compte-rendu, ainsi que votre direction de thèse.

Vous devez ensuite déposer un document unique votre compte personnel ADUM (rubrique : Comité de suivi individuel) contenant :

  • l’état d’avancement des travaux de recherche
  • le rapport d’étape
  • le compte rendu du comité de suivi

Cette procédure répond à un double objectif :

  • Permettre à la direction de thèse et à vous de prendre connaissance des conseils et de l'avis de son comité de suivi.
  • Centraliser le recueil des comptes-rendus pour examen par la direction de l'école doctorale, avant les demandes de réinscription.

Toutes les réinscriptions sont conditionnées à la remise de votre rapport annuel et du compte-rendu du comité de suivi.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le guide de préparation du comité de suivi de l'école doctorale.

École doctorale Droit

Chaque unité ou entité de recherche relevant de l’école doctorale désigne une personne dite "référente" qui est responsable de la mise en œuvre du suivi des doctorantes et doctorants. À défaut, c’est la direction de l’unité qui assume ces missions. Les comités de suivi sont composés chaque année par la personne référente désignée, en concertation avec vous et la direction de la thèse et dans le respect des dispositions prévues par le règlement intérieur.

Votre comité de suivi peut recevoir jusqu'à 3 membres :

  • Un membre spécialiste de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse
  • Un membre non spécialiste extérieur au domaine de recherche de la thèse, ce membre non spécialiste peut appartenir à votre spécialité de doctorat, pour autant que ses travaux ou axes de recherche ne portent pas principalement sur le sujet de thèse
  • Dans la mesure du possible, le comité de suivi comprend un membre extérieur à l'université de Bordeaux.

Vous devez saisir la composition du comité sur ADUM, 15 jours au moins avant la date choisie pour les entretiens.
La direction de l’école vérifie la conformité de cette composition. En cas de mésentente ou d'absence d'accord entre vous, la direction de la thèse et la direction de l’unité sur la composition du comité, la direction de l’école doctorale détermine la composition du comité en tenant compte de la pratique des années antérieures et après avoir échangé avec vous, la direction de la thèse et la direction de l’unité.

Le comité se réunit annuellement de février à juin.

Téléchargez le formulaire de rapport d'évaluation du comité de suivi

 

Déroulement de votre entretien

Au moins 8 jours avant chaque entretien, vous devez transmettre aux membres du comité de suivi une note brève présentant l’avancement des travaux et les heures de formation accomplies depuis la première inscription en doctorat.

Les entretiens sont organisés sous la forme de 3 étapes distinctes :

  • présentation de l'avancement des travaux et discussions
  • entretien entre vous et le comité, sans la direction de thèse
  • entretien uniquement entre le comité la direction de thèse

Les étapes se déroulent en principe lors d’une même séquence. En cas de difficultés d’organisation, les étapes de l’entretien peuvent être organisées séparément. À titre exceptionnel, l’entretien peut se dérouler en visioconférence. Au cours de l'entretien, le comité évalue les conditions de votre formation et les avancées de vos recherches. Le comité veille à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d'agissement sexiste.

Après votre entretien

Le rapport du comité est réalisé, après les entretiens, sur la base d’une grille d’évaluation élaborée par l’école doctorale comportant des rubriques à remplir et relatives, notamment, au parcours de formation, à l’avancée de la recherche, aux difficultés éventuellement rencontrées, d’ordre personnel ou professionnel, aux dérogations d’inscription éventuellement proposées et aux recommandations et à l’avis formulé (favorable ou défavorable).

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le guide de préparation du comité de suivi de l'école doctorale.