Vos démarches sur ADUM
Dernière mise à jour :
L'université de Bordeaux utilise le système d'information ADUM pour l'inscription et le suivi de ses doctorantes et doctorants, de la candidature à la soutenance.
ADUM est un outil informatisé et sécurisé qui permet la dématérialisation de la gestion du parcours doctoral. Votre école doctorale de rattachement est chargée de créer votre compte ADUM. En cas de problème, vous pouvez contacter les gestionnaires d'écoles doctorales.
En tant que directeur ou directrice de thèse, vous utilisez votre compte dédié pour toutes les démarches administratives, et pour suivre les différentes étapes du parcours de vos doctorantes et doctorants. Il vous permet de :
- Déposer un sujet de thèse ;
- Suivre et valider l'inscription et la réinscription de votre doctorante ou doctorant ;
- Valider les inscriptions aux formations de votre doctorante ou doctorant ;
- Gérer la soutenance de votre doctorante ou doctorant ;
- Accéder aux informations des comités de suivi dont vous êtes membre ;
- Mettre à jour votre profil lors de changements (adresse mail, rattachement, grade, etc.).
votre espace personnel
Dans cette rubrique, vous pouvez mettre à jour vos données de contact et actualiser en cas de changement au cours de votre carrière.
Dans cette rubrique, vous pouvez consulter la fiche :
- des doctorantes ou doctorants que vous encadrez
- des doctorantes ou doctorants que vous avez encadré à compter de 2017 (date de mise en place d'ADUM à l'université de Bordeaux)
- des doctorantes ou doctorants que vous évaluez dans le cadre d'un comité de suivi
Dans ADUM, la fiche d'une doctorante ou d'un doctorant comprend toutes les données renseignées sur sa scolarité, son doctorat, son financement, sa cotutelle le cas échéant, ses formations validées et son portfolio qu'il doit mettre à jour régulièrement.
- "Gestion des propositions de thèse" : ici, vous pouvez déposer un projet doctoral (à partir de champs proposés) pour évaluation par votre école doctorale de rattachement et publication en ligne.
- "Candidatures de thèse" : lors du dépôt en ligne d'un dossier de candidature, vous recevez un email vous demandant de donner un avis sur la candidature directement sur ADUM.
Les modalités de dépôt et de gestion des candidatures sont définies par chaque école doctorale.
- "Thèses en cours - donner votre avis" : Chaque année, après la tenue du comité de suivi, vous devez impérativement donner votre avis sur la poursuite de thèse de votre doctorante ou doctorant, avant la réouverture des réinscriptions. Les informations sont ensuite transmises à l’école doctorale.
- "Accepter / Refuser les demandes de pré-inscription en cours" : Vous êtes sollicité.e pour accepter ou refuser toute demande de pré-inscription à une formation du catalogue ADUM. N'oublier pas de valider ces formations rapidement, sinon la participation ne sera pas possible.
- "CSI - Comité de Suivi Individuel" : Après saisie par la doctorante ou le doctorant de la composition de son comité, chaque membre (extérieur ou non à l'école doctorale) peut consulter la fiche de la doctorante ou du doctorant, y compris le compte-rendu déposé en ligne.
- "Jury de thèse : vérification & avis" : vous devez vérifier toutes les informations relatives à la soutenance renseignées par la doctorante ou le doctorant (composition du jury et conformité, grade, date, heure et lieu, etc.). Vous pouvez apporter des modifications avant de valider.
- Dossier de soutenance - "Mes encadrements" : après autorisation de la soutenance par le Président de l'université, vous devez télécharger et imprimer le dossier de soutenance à remettre au jury depuis votre espace personnel ADUM. Ce dossier devra être remis au Président en début de séance et à faire signer par l'ensemble des membres (signature originale).
À chaque étape administrative de la soutenance (validation du jury par la direction de l'école doctorale, dépôt des rapports sur ADUM, etc.), vous êtes informé.e automatiquement par email, tout comme votre doctorante ou doctorant.